CGR se pronuncia sobre procedencia de emitir órdenes de compra con anterioridad en adquisiciones vía convenio marco.

Se dirigió a la Contraloría General de la República, la Municipalidad de Huechuraba, solicitando un pronunciamiento sobre la procedencia de que en las adquisiciones vía convenio marco las órdenes de compra puedan ser emitidas con posterioridad a la realización del servicio. Expone que tal posibilidad se contempla en el convenio marco de arriendo de vehículos […]

Se dirigió a la Contraloría General de la República, la Municipalidad de Huechuraba, solicitando un pronunciamiento sobre la procedencia de que en las adquisiciones vía convenio marco las órdenes de compra puedan ser emitidas con posterioridad a la realización del servicio. Expone que tal posibilidad se contempla en el convenio marco de arriendo de vehículos livianos, maquinarias y camiones, transporte de pasajeros y ejecutivo, ID N° 2239-10-LP14.

Requerido de informe, la Dirección de Compras y Contratación Pública señaló, en síntesis, que las bases del referido convenio marco contemplan, solo como posibilidad, que se acuerde con el proveedor la entrega del servicio antes de la emisión de la respectiva orden de compra, ello en consideración a que en ocasiones el mismo es requerido para ser prestado de manera inmediata.

El ente contralor recordó que, es posible advertir que las órdenes de compra deberán emitirse de acuerdo a un convenio marco vigente, esto es, una vez aprobado a través del correspondiente acto administrativo debidamente tramitado, puesto que sólo a partir de esa época las entidades se encuentran en condiciones de expedir tales documentos a los proveedores incorporados en el correspondiente catálogo y no con anterioridad (aplica criterio contenido en el dictamen N° 13.695, de 2018).

Luego, agrega que a lo anterior es preciso añadir que la normativa legal y reglamentaria que regula la materia no contempla, al momento de requerir un bien o servicio a través del catálogo de convenios marco, la exigencia de suscribir un instrumento distinto o complementario a la orden de compra que la respectiva entidad debe emitir directamente al contratista, la que constituye el elemento esencial de esta clase de contratación (aplica dictamen N° 86.827, de 2016).

Enseguida, expone que, en la situación en estudio, el punto 10.4 de las bases administrativas que rigen el respectivo convenio marco establece que una vez que este entre en vigencia, operará a través del Catálogo Electrónico disponible en el sitio www.mercadopublico.cl, al cual cualquier Entidad podrá acceder y emitir a través de él directamente Órdenes de Compra al adjudicatario, quien para todos los efectos legales se relacionará comercial y contractualmente de manera directa con cada Entidad.

Añade que, para todas las categorías de esta licitación, deberá coordinarse el comprador con el proveedor, previamente a la emisión de la orden de compra, con el propósito de conocer la disponibilidad de los vehículos necesarios arrendar. Al respecto, deberá privilegiarse la suscripción de Acuerdos Complementarios, de acuerdo con lo indicado en el punto 10.2 de estas Bases.

Luego, el órgano contralor agrega que ese punto del pliego de condiciones que la orden de compra podrá emitirse con posterioridad a la realización del servicio, en cuyo caso la coordinación entre las partes podrá realizarse vía correo electrónico, entre la Entidad Compradora y el responsable de la administración del contrato del respectivo proveedor o quien este designó en las “Condiciones Regionales” del Formulario Electrónico de Ofertas.

En este contexto, indica que es dable consignar que del citado punto 10.4 de las correspondientes bases se desprende la regla general es que la orden de compra debe emitirse antes de que el servicio sea prestado. Asimismo, que también dicho pliego contempla la posibilidad de que la orden de compra pueda emitirse con posterioridad a la realización del servicio, sin indicar que se regule los casos en que ello puede realizarse.

De esa manera, concluye que procede manifestar que ese procedimiento, dada su excepcionalidad, solo puede emplearse en aquellos casos en que se requiera contar de manera inmediata con el servicio y no haya sido posible prever la necesidad del mismo, debiendo adoptarse las medidas tendientes a despachar a la brevedad la pertinente orden de compra.

Vea texto íntegro del Dictamen Nº 10.537-19.

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